E-Rechnung und Buchhaltung

Unter Einstellungen → Buchhaltung (/settings/accounting) pflegst du Kontenrahmen, Zeitraum und DATEV-Export.

Ziel

Du hinterlegst die Angaben deiner Steuerberatung und die Buchhaltungskonten, prüfst einen Kalendermonat und lädst einen DATEV-Buchungsstapel herunter.

Voraussetzungen

Owner oder Admin. Trainer:innen sehen den Eintrag nicht.
Deine Steuerberatung hat dir Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen, Sachkontenlänge und die benötigten Konten genannt.
Unter Einstellungen → Rechtliches ist das Rechnungsprofil vollständig (Rechtliches).
Für den ausgewählten Monat wurden bereits Rechnungen oder Gutschriften ausgestellt.

Buchhaltung öffnen

Öffne Einstellungen → Buchhaltung unter /settings/accounting.
Oben steht der Hinweis Das ist keine Steuerberatung.

Kontenrahmen einrichten

Trage nur Werte ein, die du mit deiner Steuerberatung abgestimmt hast.

Feld	Verwendung
Beraternummer	DATEV-Beraternummer mit bis zu sieben Ziffern.
Mandantennummer	DATEV-Mandantennummer mit bis zu fünf Ziffern.
Beginn des Wirtschaftsjahres	Erster Monat des Wirtschaftsjahres.
Sachkontenlänge	Länge der Kontonummern zwischen vier und acht Ziffern.
Kontenrahmen	SKR03 oder SKR04 nach Vorgabe deiner Steuerberatung.
Erlöskonto Regelbesteuerung	Erlöskonto für regulär besteuerte Rechnungen.
Erlöskonto Kleinunternehmer	Erlöskonto für Rechnungen mit der steuerlichen Behandlung Kleinunternehmer.
Erlöskonto steuerbefreit	Erlöskonto für steuerbefreite Rechnungen.
Verrechnungskonto Karte	Gegenkonto für Kartenzahlungen.
Verrechnungskonto SEPA	Gegenkonto für Belege aus einer über Stripe abgewickelten SEPA-Lastschrift.
Verrechnungskonto Bar	Reserviertes Gegenkonto für den noch nicht freigegebenen Barzahlungsweg.

Du musst nur die Erlös- und Verrechnungskonten pflegen, die für die Belege im Exportzeitraum gebraucht werden. Eine Rechnung blockiert den Export, wenn das passende Konto fehlt.

Trage die Angaben und Konten ein.
Lass die Kontenzuordnung von deiner Steuerberatung prüfen.
Aktiviere danach Konten bestätigen. Das Kontrollkästchen dokumentiert deine Bestätigung. Es sendet keine Anfrage an deine Steuerberatung.
Wähle Einstellungen speichern.

Wenn du gespeicherte Werte änderst, speichere sie vor der nächsten Vorschau. Mit ungespeicherten Änderungen bleiben Vorschau und Exportieren deaktiviert.

Monat prüfen und exportieren

Unter Exportieren wählst du Zeitraum, Prüfung und Download.

Wähle den Monat. Der aktuelle Monat ist vorausgewählt. Zukünftige Monate sind nicht auswählbar.
Wähle Vorschau.
Prüfe die angezeigte Zahl der Buchungszeilen. Bei Problemen zeigt Orbinaut Blocker für die Einstellungen oder einzelne Belege.
Korrigiere die Einstellungen, speichere sie und starte die Vorschau erneut.
Sobald keine Blocker mehr vorliegen, wähle Exportieren.

Orbinaut lädt eine CSV-Datei im Format DATEV EXTF Buchungsstapel v13 herunter. Der Dateiname enthält den ersten und letzten Tag des ausgewählten Monats, zum Beispiel EXTF_Buchungsstapel_20260801_20260831.csv.

Der Export enthält die in diesem Kalendermonat ausgestellten Rechnungen und Gutschriften. Orbinaut ordnet jeden Beleg dem passenden Erlös- und Verrechnungskonto zu. Gutschriften verweisen im Buchungssatz auf die zugehörige Rechnung.

Nach dem Export erscheint die Datei in der Liste früherer Exporte. Dort siehst du Monat, Zeilenzahl, Dateiname und Erstellungszeitpunkt. Über Exportieren lädst du dieselbe gespeicherte Datei erneut herunter. Eine neue Vorschau oder eine spätere Änderung der Konten verändert bereits erstellte Dateien nicht.

Blocker beheben

Solange mindestens ein Blocker vorliegt, erstellt Orbinaut keine Exportdatei.

Blocker	Lösung
Beraternummer fehlt oder Mandantennummer fehlt	Ergänze die fehlende Nummer und speichere.
Die Kontenzuordnung ist nicht bestätigt	Lass die Konten prüfen, aktiviere Konten bestätigen und speichere.
Buchhaltungskonten oder ein Erlöskonto fehlen	Ergänze das Konto für die steuerliche Behandlung des genannten Belegs.
Geldkonto für Karte, SEPA oder Bar fehlt	Ergänze das passende Verrechnungskonto.
Ein Konto passt nicht zur Sachkontenlänge	Prüfe Kontonummer und Sachkontenlänge mit deiner Steuerberatung.
Die Währung ist nicht EUR	Der DATEV-Export unterstützt nur Belege in EUR.
Die Zahlungsart ist unbekannt	Prüfe den genannten Beleg und seinen Zahlungsweg.

PDF-Rechnung und E-Rechnung

Nach einer bestätigten Online-Zahlung stellt Orbinaut eine PDF-Rechnung aus. Die teilnehmende Person lädt das PDF auf der Bestätigungsseite oder im zugehörigen Dokument herunter. Im Buchungsdetail siehst du dieselbe Originalrechnung. Der technisch vorbereitete Barzahlungsweg ist nicht für den Produktionsbetrieb freigegeben.

Das PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Auch der DATEV-Buchungsstapel ist keine E-Rechnung, sondern eine Datei für die Übergabe von Buchungssätzen. Ein validierter ZUGFeRD- oder PDF/A-3-Download ist noch nicht verfügbar.

Nach Zahlung erstatten bleibt die Originalrechnung unverändert. Orbinaut stellt eine eigene Gutschrift aus, die in den DATEV-Export ihres Ausstellungsmonats eingeht. Im Buchungsdetail stehen Originalrechnung und Gutschrift als getrennte PDF-Downloads bereit. Die kaufende Person erhält den Gutschrift-Link zusätzlich per E-Mail.

Intern bleiben erzeugte ZUGFeRD-Artefakte gesperrt, bis ein externer Validator sowohl PDF/A-3 als auch EN 16931 bestätigt. Ohne den konfigurierten Validator liefert Orbinaut weiterhin nur das normale PDF aus und behauptet keine E-Rechnungskonformität.

XRechnung, öffentliche Aufträge, automatische Steuererklärungen und ein DATEV-Cloud-Upload gehören ebenfalls nicht zum verfügbaren Produktweg.

Ergebnis

Deine bestätigte Kontenzuordnung ist unter /settings/accounting gespeichert.
Die Vorschau für den gewählten Monat enthält keine Blocker.
Du hast den DATEV-Buchungsstapel heruntergeladen und kannst die gespeicherte Datei später erneut laden.
ZUGFeRD-E-Rechnung bleibt geplant; SEPA-Lastschrift ist über Stripe Connect Beta.