Anwesenheit und Teilnahmebestätigung

/attendance ist der Check-in zu einem Kurstermin. Die Seite heißt Anwesenheit. Hinweis: Markiere Anwesend, Nicht erschienen oder Offen je Termin. Nur bestätigte Buchungen sind eincheckbar.

Das ist nicht der Kundenstamm. Die Kontaktliste liegt unter Kontakte verwalten (/participants).

Eine Teilnahmebestätigung fasst die gebuchten Termine zusammen und kann erst nach dem letzten gebuchten Termin ausgestellt werden.

Voraussetzungen

Owner, Admin oder die der Durchführung zugewiesene Trainer:in für den Check-in und Nachricht an alle.
Owner oder Admin für CSV exportieren und PDF exportieren.
Eine Buchung mit Status Bestätigt. Ausstehend, Warteliste, Storniert und Abgelaufen sind sichtbar, aber nicht eincheckbar.
Für eine Teilnahmebestätigung eine bestätigte Buchung mit vollständig dokumentierter Anwesenheit und beendeter Durchführung. Der Sammelversand braucht zusätzlich eine E-Mail-Adresse.
Bei einer bezahlten Buchung muss die Originalrechnung bereits ausgestellt sein.

Anwesenheit öffnen (`/attendance`)

Öffne unter Heute beim gewünschten Termin Anwesenheit starten. Alternativ öffnest du den Termin aus dem Kurskontext. Die Route ist /attendance und kann den gewählten Termin als sessionId mitführen.
Wähle oben den Kurstermin. Die Auswahlliste zeigt veröffentlichte Durchführungen mit geplanten Terminen.
Die Karte Teilnehmerliste zeigt Name, E-Mail-Adresse, Buchung und Teilnahme dieses einen Termins.

Die Überschrift zählt {Anzahl} anwesend. Filter sitzen unter Anwesenheit eingrenzen (Name, Teilnahme, Buchung).

Status dokumentieren

Für jede Person gibt es drei Werte:

Status	Bedeutung
Offen	Noch nicht dokumentiert
Anwesend	Person hat am Termin teilgenommen
Nicht erschienen	Person ist nicht erschienen

Setze den Status in der Spalte Aktion pro Zeile. Oder wähle mehrere Personen über die Checkboxen und übernimm Anwesend, Nicht erschienen oder Offen für die gesamte Auswahl. Die Checkbox im Tabellenkopf hat die Bezeichnung Alle eincheckbaren Teilnehmenden auswählen. So markierst du alle eincheckbaren Personen auf einmal als Anwesend. Die Leiste zeigt {Anzahl} ausgewählt.

Wartelisten-, ausstehende, stornierte und abgelaufene Buchungen bleiben gesperrt. Nur Bestätigt ist eincheckbar.

Orbinaut speichert jeden Termin getrennt. Bei einer Serie muss eine Person deshalb an jedem nicht abgesagten Termin als Anwesend dokumentiert sein, bevor sie eine Teilnahmebestätigung erhalten kann.

Solange eine aktive Teilnahmebestätigung existiert, bleibt die zugehörige Anwesenheit gesperrt. Widerrufe zuerst die Bestätigung, wenn du einen Fehler korrigieren musst.

Listen exportieren

Owner und Admins laden über CSV exportieren und PDF exportieren die Liste des gewählten Termins herunter. Der Anwesenheitsexport enthält den dokumentierten Status und den aktuellen Stand der Marketing-Einwilligung als Erteilt, Widerrufen oder Nicht erfasst. Die allgemeine Teilnehmerliste einer Durchführung liegt im Kursdetail unter Exportieren.

Exporte sind auf den aktuellen Workspace und Termin begrenzt und werden im Audit-Protokoll festgehalten. Trainer:innen können den Check-in bearbeiten, sehen aber weder hier noch im Kursdetail eine Exportaktion.

Nachricht an alle senden

Unter Heute mit Nachricht senden oder vom Check-in mit Nachricht an alle öffnet sich derselbe Dialog an bestätigte Buchungen. Im Dialog steht Geht an {Anzahl} bestätigte Teilnehmende. Zusätzlich weist er darauf hin: Geht nur an bestätigte Teilnehmende. Du trägst Betreff und Nachricht ein und wählst Senden. Öffnen oder Abbrechen sendet nichts.

Warteliste, ausstehende und stornierte Buchungen erhalten diese Nachricht nicht. Ohne bestätigte Buchung bleibt die Aktion gesperrt: Keine bestätigten Teilnehmenden. Voraussetzungen, Versandlimit und Informationen zum erneuten Versand stehen unter Nachrichten an Teilnehmende.

Mehrere Teilnahmebestätigungen ausstellen

Owner und Admins arbeiten im Kursdetail, nicht unter /attendance:

Öffne Kurse → gewünschte Durchführung → Teilnehmende.
Unter Teilnahmebestätigungen zeigt die Zusammenfassung, wie viele Buchungen geeignet sind.
Filtere bei Bedarf nach Name oder Status. Alle geeigneten Personen ist zunächst ausgewählt.
Entferne Personen, die noch keine Bestätigung erhalten sollen.
Wähle {Anzahl} Bestätigungen versenden.

Nicht geeignete Zeilen bleiben sichtbar und nennen den Grund, zum Beispiel Anwesenheit unvollständig, Kurs noch nicht beendet, Keine E-Mail-Adresse oder Rechnung fehlt.

Eine Bestätigung im Buchungsdetail verwalten

Owner, Admin oder die zugewiesene Trainer:in können im Buchungsdetail genau eine Bestätigung ausstellen:

Öffne die Buchung und den Bereich Teilnahmebestätigung.
Prüfe die angezeigte Voraussetzung.
Wähle Ausstellen und senden.

Orbinaut erstellt ein unveränderliches PDF und sendet einen sieben Tage gültigen Download-Link an die E-Mail-Adresse der Buchung. Derselbe Link darf in 15 Minuten höchstens zehnmal verwendet werden; danach muss kurz gewartet werden. Rechnung und Gutschrift bleiben eigene Downloads.

Ohne E-Mail-Adresse lässt sich eine einzelne Bestätigung im Buchungsdetail ausstellen, aber nicht per Mail senden. Im Sammelversand bleibt diese Person nicht auswählbar und trägt den Grund Keine E-Mail-Adresse.

Die Bestätigung erscheint auch im Teilnehmerkonto unter der verknüpften Buchung.

Bestätigung widerrufen

Öffne die Buchung und wähle Widerrufen.
Bestätige Bestätigung widerrufen? Der bestehende Download-Link wird sofort ungültig. Die Anwesenheit lässt sich wieder bearbeiten.
Nach der Korrektur kannst du eine neue Bestätigung ausstellen.

Ergebnis

Unter /attendance ist jeder bestätigten Buchung des gewählten Termins Offen, Anwesend oder Nicht erschienen zugeordnet.
Eine Teilnahmebestätigung wurde erst nach vollständig dokumentierter Anwesenheit erstellt.
Download und E-Mail gehören zur richtigen Buchung. Dasselbe PDF wird wiederverwendet, statt bei jedem Klick neu erzeugt zu werden. Rechnung und Gutschrift bleiben getrennte Dokumente.
Ein Widerruf sperrt den alten Link und erlaubt die Korrektur.

Wenn etwas schiefgeht

Beobachtung	Ursache	Nächster Schritt
Status-Schalter sind gesperrt	Buchung nicht Bestätigt oder Bestätigung aktiv	Status prüfen oder Bestätigung widerrufen
Keine bestätigten Teilnehmenden.	Keine Empfänger für Nachricht an alle	Erst Buchungen bestätigen
Export fehlt	Rolle Trainer:in	Owner oder Admin exportieren lassen
Anwesenheit unvollständig	Nicht jeder Termin als Anwesend	Check-in unter `/attendance` nachziehen
Download schlägt nach mehreren Klicks fehl	Derselbe Link wurde in kurzer Zeit zu oft verwendet	Einige Minuten warten und denselben Link erneut öffnen